Mencegah kemacetan rapat

oleh dl

kemacetan lalu lintas

Sudah berapa kali rapat anda ditunda karena kemacetan lalu lintas Jakarta? Hal ini mungkin semakin lumrah selama kendaraan pribadi bertambah banyak. Dilain pihak, pentingnya mendiskusikan persoalan projek tidak akan berkurang selama setiap orang memiliki ide, pengalaman dan keahlian yang berbeda.

Untungnya saat ini fasilitas internet sudah cukup banyak di Jakarta. Hampir semua kantor sudah punya akses ke internet. Cukup banyak juga akses internet pribadi baik dirumah maupun melalui jaringan ponsel. Apalagi kalau kita tambah akses internet gratis dari kafe serta rumah makan disekitar Jakarta. Mungkin sudah saatnya dipikirkan cara rapat online karena akses ke internet cukup mudah.

Fasilitas apa saja yang diperlukan untuk rapat online?

1. komunikasi suara: dua pihak atau lebih
2. komunikasi visual: kemampuan melihat dokumen bersama
3. kemampuan anotasi/membubuhi keterangan: menyoroti bagian dokumen yang penting, atau menerangkan perhitungan/gambar.

Sebenarnya sudah banyak perusahaan yang membuat perangkat lunak untuk rapat online, juga banyak yang menyediakan layanan rapat online dengan mengunakan web browser. Saya usulkan kombinasi berikut ini karena sudah banyak pemakai skype di Indonesia.

Dengan skype (www.skype.com) fasilitas 1 dan 2 diatas sudah ada:

1. Komunikasi suara. Untuk mengundang lebih dari satu pihak: dari tab “Conversation” klik “Add people”. Tambah/undang pihak lain untuk menghadiri rapat.
2. Komunikasi visual. Semua pihak bisa bergantian share screen: dari tab “Call” klik “Share your screen”. Anda menampilkan layar komputer anda ke semua pihak. Tentunya perlu bersihkan dulu dokumen penting lain yang anda tidak ingin dilihat pihak lain.

Fasilitas ketiga diambil dari perangkat lunak “ScreenMarker” yang bisa di download dari www.screenmarker.com dengan gratis. Aplikasi ini cukup baik, anda bisa pakai freehand marker, line marker atau marker kotak. Juga ada pilihan warna dan besar marker. Selama mengunakan marker, kursor tidak akan mengaktifkan link atau ikon lain dikomputer anda secara tidak sengaja. Anda harus pilih kursor lagi untuk anda bisa mengaktifkan link atau ikon. Juga selama menggunakan marker, anda bisa menghapus sebagian (dengan penghapus) atau seluruh anotasi dilayar (dengan delete – lambang X). Aplikasi ini dipakai oleh pihak yang menampilkan layar komputer.

Selamat mencoba rapat online! Ternyata internet punya kegunaan lain selain untuk facebook..